Executive’in Muavini, Nazırıdır Yönetimin

Executive’in Muavini, Nazırıdır Yönetimin

BYS Öğrencileri ve Mezunları “Yönetici Asistanı” olarak anılmak ister! Kökleri Eski Yunan’a kadar uzanan ve günümüze kadar gelmeyi b...

Ehil Markalar Nöropazarlama ile Yerleştirir

BYS Öğrencileri ve Mezunları “Yönetici Asistanı” olarak anılmak ister!

Kökleri Eski Yunan’a kadar uzanan ve günümüze kadar gelmeyi başarmış bir meslek, Sekreterlik…  Eski Yunan’da devlet adamları işleri görülsün diye Yazmanlar ve Katipler tutarken, benzer şekilde Osmanlı’da da Padişahın “Has Odabaşı” sıfatıyla idareciler atamış olması, öyle sanıyorum ki tarih sahnesinde sekreterlerin oynadığı rolü çok iyi anlatmakta…

Sekreterler, mevkileri gereği hep üst düzey yöneticilere yakın çalıştıkları ve gizli bilgilere vakıf olabildikleri için; onlardan beklenen en büyük özellik ise, iyi birer sırdaş olmaları! Dolayısıyla Mesleğe ismini veren ve İngilizce Secret kelimesinden türetilmiş Olan Secretary ünvanı, mesleğin kendine has gerekliliklerini de, kanımca, en iyi şekilde bize özetlemekte…

Zaman içerisinde sınırları gelişen ve kendi dallarını doğuran meslek için kurum ve Kuruluşların, sekreterlik hizmetlerini işaret etmek üzere; bugün farklı farklı ünvanlar kullanıyor olmaları aslında biraz kafa karıştırmıyor değil… Sekreter, Yönetici Sekreteri, Yönetici Asistanı, Üst Düzey Yönetici Asistanı[1] ve Büro Sorumlusu vb. organizasyonlarda yaygın olarak tercih edilenlerden sadece bazıları…

Yukarıda bir kaçına yer verdiğim ünvanlar üç aşağı beş yukarı aynı gereklilik için istihdam ediliyor. Amaç, bağlı bulundukları departman ya da Ofis yöneticisinin, sekretaryal hizmetlerini en hızlı ve pratik şekilde çözüme kavuşturmak! Kabul ediyorum, şirketler atadıkları sorumluluk gereği her bir ünvan sahibinden farklı farklı görevler bekliyor olabilir, -ki bu da gayet normaldir. Ancak işaret etmek istediğim nokta bu değil! Benim açıklığa kavuşturmaya çalıştığım mevzu, bu işleri üstlenecek arkadaşlarımızın aynı teknik donanımla okullarından mezun olduğu gerçeği!

Son yıllarda, Asistanlık ünvanının Sekreterlik ünvanına gol atıp durduğunu ve Asistanlığın farklı bir meslek koluna karşılık geldiğini düşünenler var ise belirtmek isterim ki fena halde yanılıyorlar! Demek istediğim, ülkemizdeki teknik okullarda verilen mesleki eğitimin iki ünvan arasında bir fark gözetmediği… Diğer bir deyişle; Büro Yönetimi ve Sekreterlik okuyanlar da, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı okuyanlar da, birebir aynı eğitimi alıyor! Ne eksik Ne Fazla! -Ha Son yıllarda YÖK, bu okulların ismini birer birer Yönetici Asistanlığı olarak değiştiriyor ki, mesleğin yaralı imajına bir nebze merhem sürmek adına doğru bulmaktayım o başka!

Madem mesleğe dair sorunları tartışmaya açtım buradan kimi İK yöneticilerine de seslenmek istiyorum:

Dr. Yusuf Uçan - S. Demirel Üniversitesi

Dr. M. Yusuf Uçan – Süleyman Demirel Üniversitesi

Lütfen Üniversitelerin Dört Yıllık bölümlerinden mezun Yönetici Asistanı veya Sekreterlik eğitimi almış kişiler aramayın. Bulamazsınız! Zira, ülkemizde ilgili bölümün dört yıllık bir programı hali hazırda bulunmadığı için bu şekilde verilmiş ilanlarda komik duruyor!

Eğer hala öyle sanılıyorsa, bu algıyı değiştirebilecek bir haberim var. Katıldığım BYS kongresinde, kendi okullarından mezun bir birey olmamın da vermiş olduğu cesaretle, söz alıp bu ironik meseleyi aktardığım, S.D.Ü’den Dr. Murat Yusuf Uçan’da bu durumu şu şekilde değerlendirdi:

“Çoğu işverenin bu mesleğin eğitimini almış bireyler yerine, ilgili teknik donanımdan yoksun ve farklı disiplinlerden gelen dört yıllık mezunları tercih etmesinin BYS mezunları adına fırsat eşitsizliği yarattığını, bunun aynı zamanda ülkemiz için bir kaynak israfı olduğunu, programı bitiren öğrencilerin de mecburen farklı alanlardan lisans tamamlamak zorunda kaldığını üzülerek takip ettiğim için; Okul yönetimi adına YÖK ile programın dört yıllık bölümlerinin açılması yönünde bir takım yazışmalar gerçekleştirdik… Öyle sanıyorum ki ileride bu talebimiz yanıt bulacaktır!”

Şayet hocamızın bu isteği kabul görürse, dört yıllık sekreterlik ve asistanlık eğitimi almış bireylerin iş dünyasına yakın bir gelecekte kazandırılması olası… Ancak, o tarihe kadar İş İlanlarının en azından:

“MYO’ların Büro Yönetimi ve Sekreterlik/Asistanlık bölümlerinden mezun olmuş. Tercihen İdari Bilimler Fakültelerinin filanca bölümlerinden lisans derecesine tamamlamış” şeklinde çıkması sizce de daha uygun düşmez mi?

Dr. Valerij Dermol

Dr. Valerij Dermol – Int. School for Social and Business

Yukarıda saydığım ünvan belirsizliği dışında eleştiri getirmek istediğim başka bir husus daha var! Allah aşkına, niçin sürekli Bayan Yönetici Asistanı/Sekreteri aranıyor? Erkek Hasta bakıcı, Erkek Kabin Görevlisi olabiliyor da, erkek Yönetici Asistanı niçin bu kadar yadırganıyor anlamış değilim. İlgili bölüm mezunlarının silme bayanlardan oluştuğuna yada oluşması gerektiğine inanılan bir durum mu söz konusu acaba?

Yönetici Asistanlığı/Sekreterlik mezunu olan birisi olarak söyleyebilirim ki, bölümümün yarısından fazlası sanılanın aksine hemcinslerimden oluşuyordu. Hatta ortaya çıkan bu durum bizi de bir hayli şaşırtmıştı. Toplumdaki algısı o kadar kötü ki, aslında normal olması lazım gelen bu durum, bize dahi garip gelmişti. Sonradan öğrendik ki; beklentinin tersine sekreterlik bölümlerinde okuyan erkeklerin bayanlara nazaran yer yer ezici bir üstünlüğe sahip olması aslında bir realite! Hatta; sevinerek söyleyebilirim:  23-24-25 Ekim’de Kırklareli Üniversitesinin ev sahipliği yaptığı BYS kongresinde dinleyicilerin arasında çok sayıda erkek BYS öğrencisi bulunmaktaydı. Bu bölümü, bayan yoğun düşünerek sadece laf olsun diye yazmak isteyen erkek arkadaşlarımı da buradan uyarmak istiyorum… Aman diyeyim 🙂

Yönetici Asistanlığının cinsiyetsiz bir meslek olması gerektiğine inananlardanım… Tıpkı diğer meslekler gibi! Nasıl ki eril yapısı olduğu düşünülen mesleklerde dahi, gün be gün kadın rolü artıyor; bayan makine mühendisleri, bayan inşaat mühendisleri ve hatta bayan iş makinesi operatörleri artık toplum tarafından garipsenmiyor ise… Niçin tarih sahnesine, katip, yazman, özel kalem vb. sıfatlarda ve erkek egemen olarak çıkmış olan sekreterlik mesleğinin, hatta ve hatta, kültürümüzde dahi yeri varken… Bugünkü yanlış algısını değiştirmeye gayret göstermeyelim?

Yazımın girizgahında da belirttiğim üzere, Osmanlı zamanında bugünkü sekreteryal birimlere karşılık gelen hizmetlerin yöneticisi “Has Odabaşı” idi.  Dolayısıyla, Kanuni Sultan Süleyman Hz’lerine evvela Has Odabaşılık, müteakiben de Vezir-i Azamlık yapmış bir devlet adamının tarihimizde yer aldığını unutmamak gerekir. (Bknz. Damat İbrahim Paşa) Bu noktadan hareketle demek istediğim şudur ki, günümüzdeki karşılığı yönetici asistanı olan ilgili mevkiye sahip meslek erbabı; eğer kendisini mesleki alanda yetiştirir, teknolojik gelişmeleri takip eder, diplomasiyi iyi öğrenir, insanlarla olan iletişimini kuvvetlendirir ve belki de en önemlisi, günümüz iş hayatının en önemli beklentilerinden olan yabancı dilini akıcı bir seviyeye ulaştırır ise, pekala şirket içerisinde çok önemli görevler de üstlenebilecektir.

Öğr. Görevlisi Açelya Özer - Ahi Evran Üniversitesi

Öğr. Görevlisi Açelya Özer – Ahi Evran Üniversitesi

Yeri gelmişken belirtmem gerekir ki; Kongre’de BYS programlarına Zorunlu İngilizce Hazırlığı Sınıflarının Koyulması üzerine bir bildiri de sunuldu. Bildiriyi sunan Öğretim Görevlisi Açelya Özer; Globalleşen dünyada Yönetici Asistanlarının en az bir yabancı dil bilmelerinin artık zaruri olduğuna değindi. Hatta, kendisi de daha önceleri çok uluslu bir şirkette yönetici asistanlığı yaptığını, büyük ihtimalle de tesadüfen işe alındığını anlattı. İşe girdiğinde mesleğin ağırlıklı olarak İngiliz Dili Edebiyatı, İngilizce Öğretmenliği ve İngilizce Mütercim Tercümanlık mezunları tarafından zapt-ı rapt altına alındığını gördüğünde bir hayli içerlemiş ve akademik çalışmasını da bu alan üzerine yapmış: Araştırma bulguları da zaten bunu doğrular nitelikte: 30 kişi üzerinde yaptığı küçük ölçekli çalışma, daha önce çalışmış olduğu holding bünyesinde gerçekleşse de dikkat çekici: İlgili araştırmaya göre, bu mesleği icra edenlerden sadece 5 kişi BYS programlarından mezun olmuş!

İlgili sunumun ardından katkıda bulunmak adına söz alıp söylediğim gibi:

2008 yılında başvurduğum bir ilan, tam da hocamızın anlattığı soruna çok denk bir örnekti. Söz konusu iş ilanında aslında BYS kriterleri istenirken mezuniyet koşulu olarak Filoloji mezunu olunması şart koşulmuştu! Çünkü ilgili pozisyon uluslararası bir projeydi ve mülakatlarımı o zaman gerçekleştiren İK yöneticisi; CV’mi başvuruların arasında gördüğünde bir hayli şaşırdığını ifade etmişti. BYS gibi bir bölüm mevcutken, niçin ilan metninde kriter olarak dil fakültelerinden birinden mezuniyet şartı istiyorsunuz diye sorunca da; daha önce mülakata aldıkları arkadaşların İngilizce konusundaki yetersizlikleri sebebiyle ilanın o şekilde verildiğini söylemiş ve eklemişti “Herkes İngilizce bildiğini iddia ediyor ama konuşamıyor, Sen konuşabiliyorsun”

Sekreterlik mesleğinde dilin neden önemli olduğunu sanırım ifade edebildim. Eğer ki gayeniz kamuda iş bulmak ise belki yabancı dile ihtiyacınız olmayabilir. Ancak, hele ki uluslararası uzantıları olan global bir şirkette çalışmak ise hedefiniz, kusura bakmayın ama size iki lisans diploması dahi yetmeyecektir 🙁 Hatta, artık yönetici asistanlarının bir yabancı dili çok iyi bilmesinin yanı sıra ikinci bir dile de az çok vakıf olması beklenmekte.!!!. Özellikle de İngilizce! Özetle, rekabet ortamının yoğun olduğu özel sektörde, işe alınmak için korkarım ki dil engelinin aşılması bir ihtiyaçtan öte zaruret halini almış durumda!

İyi ama nerede ben İngilizce Öğrenebilirim ki diyorsanız Türkiye’de kurs verilen her yerde diyebilirim. İngilizceyi öğrenebileceğinizden eminim ama peki ya konuşabilecek misiniz? İşte orası meçhul! Ben, İngilizce konuşabilmenin yegane yolunun Yurt dışında en azından 3 aylık bir eğitimden geçtiğini savunanlardanım. Şayet bu imkanınız yok ise turistlerle pratik yapmak da işe yarar bir çözüm olabilir. Öte yandan, alt yazılı filmler izlemek de iyidir, ancak kulak dolgunluğundan öte gidebileceğinizi zannetmiyorum. Eğer, yabancı dil konusunu çözmek istiyorsanız, siz en iyisi bana kulak verin ve yurtdışı imkanlarınızı zorlayın. Mümkünse Erasmus, Sokrates gibi programlara katılmaya çalışın… Ya da beni de İngiltere’ye göndermiş bir kurum olan Academy English‘in kapısını çalın 🙂

Mevkileri gereği yöneticilerine yakın durmaları gereken asistanların, dil sorunlarını da hallettiğinde kariyer yollarının açık olduğu gerçeğini teslim etmek gerek… Ancak elbette ki dil eğitimi tek başına yeterli değil! Meslekte ilerlemek için ilgili kongreleri ve mesleki yayınları takip etmenin, bir nebze yararı olabileceğini düşünüyorum. Sertifikalı eğitimlere katılmak da kanımca son derece önemli… Bu sayede mesleki bilgilerin sürekli güncel tutulması mümkün… Üstelik sertifikalı eğitim seminerleri, bu mesleği seçip seçmeme konusunda kararsız kalan arkadaşlarımıza, yol gösterici bile olabilir! İnternet üzerinde yönetici asistanlığı üzerine tek günlük seminer düzenleyen pek çok kuruluş olsa da Eylül Ayında İGED Akademi bünyesinde katılmış olduğum eğitim; hem içerik hem de cüzdanlarımız açısından verimliydi 🙂 Öyle ki, eğitime ayıracak çok büyük bütçeler söz konusu değil ise Gamze Biçerbay’ın sunumundaki Üst Düzey Yönetici Asistanlığı eğitimi beklentinizi fazlasıyla karşılayacaktır. TUSKON çatısı altındaki [2]İGED’in; gerçekleştirdiği faaliyetler neticesinde geçtiğimiz ağustos ayında Sn. Başbakanımız Recep Tayyip Erdoğan’dan da bir ödül almış olduğunu ayrıca belirtelim.

Mesleki gelişim açısından Kongrelerin de bir hayli yararlı olduğunu az evvel belirtmiştim. Birbirinden değerli Akademisyenlerin mesleki sorunlar üzerine bilimsel sunumlar yaptığı kongrelerde çok şey öğrenmek bir yana, belki de en önemlisi güzel bir network sahibi olmanıza yardımcı olması… LMYO’nun bünyesinde gerçekleştirilen 12. BYS kongresinde pek çok değerli akademisyen ve meslek profesyonelini tanımaktan ötürü bir hayli memnunum. Bir de, eğer böylesi organizasyonları yakalama fırsatınız olursa akşam yemeği davetlerine de icap etmenizi şiddetle öneririm,  şayet açılış yemeğine katılmasaydım muhtemelen gerçek bir meslek gönüllüsü olan ve TUSIAD’a 22 senesini vermiş Sn. Firdevs Arslan’ı tanıma şansına sahip olamayabilirdim. İstanbul’da ikamet edenler kendisinin kurucu başkanlığını üstlendiği YÖN-DER’e muhakkak üye olmalı.

Doç. Dr. Sami Acar - Gazi Üniversitesi

Doç. Dr. Sami Acar – Gazi Üniversitesi

Kongre hakkında da kısa kısa bir kaç not paylaşmış olayım: Onlarca değerli bilimsel çalışma arasından, benim özellikle dikkatimi çekenler; zaten bu yazıma da konu olmuş olan “Sekreterlik Mesleğinde Ünvansızlık Sorunu”, “Müzakereci Olarak Yönetici Asistanının Rolü”  ve  Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programlarına Zorunlu İngilizce Hazırlık Sınıfı Konulması”gibi bildirilerdi. Ancak; “İlişkisel Toplumda Sosyal İş Ağlarının Kariyer Gelişimi açısından önemi” ve de Bürolarda E-Toplantı Yönetimine Geçiş ve Uygulamalar”ı anlatan sunumlarda çok verimli oldu. Hele ki, konuşmacılar arasında hitabeti ile öne çıkan bir isim vardı ki, herhangi bir yerde seminerini yakalarsanız sakın kaçırmayın derim: Yrd. Doç Dr. Sami Acar. İki ayrı sunum yapan Sn. Acar,  konuşmacılardan söz alıp katkıda bulunduğu noktalarda da pek çok önemli konuya dikkatleri çekmesini bildi.

12. Uluslararası Katılımlı Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi, Kırklareli Üniversitesinin, Lüleburgaz yerleşkesinde yapıldı. Bu yazı vesilesi ile bu organizasyonda emeği geçen herkese teşekkür etmek istiyorum. Ancak, her ne kadar yabancı konuşmaları takip etmekte zorlanmamış, bilakis soru sorma şansını elde etmiş olsam da… Bahsi geçen konuşmaların salon tarafından iyi anlaşılamadığı kanaatindeyim. Özellikle de, Int. School for Social and Business Dekanı Dr. Valerij Dermol’un Kariyer Yönetimi hakkında gerçekleştirmiş olduğu konuşma son derece başarılıydı. Böylesi bir organizasyonda simultane olmasa bile en azından ardıl tercüme yapılmamış olmasına bir anlam veremediğimi ifade etmek isterim.

Toparlayalım: Mesleki eğitim anlamında Sekreterlik ve Asistanlık müfredatı gerçekten de aynıdır;  ama hayalperest olmamak ve her asistanı sekreter, her sekreteri de asistan sanmamak lazım. Unutmayın ki; istisnaları olsa da şirketlerdeki kabul görmüş mesleki hiyerarşi çoğunlukla şu şekildedir 1-) Sekreter/Resepsiyonist 2-) Yönetici Asistanı/Sekreteri ve 3-) Üst Düzey Yönetici Asistanı 🙂

Günümüzün rekabetçi iş dünyasında Sekreterlik mesleği artık adını aldığı “sır tutan” olmaktan çok daha ötede… Protokol kurallarını iyi bilmek, Yabancı bir dil konuşmak dahi yetmeyebiliyor! Özellikle de üst yönetimde söz sahibi olabilmek için, doğabilecek olan farklı ihtiyaçlar ile fikirleri ortak bir anlaşma zeminine götürebilecek, uzlaşı için çabalayacak, yani müzakere yetenekleri de gelişmiş meslek profesyonellerine ihtiyaç duyulmakta artık! Kısaca, Sekreter ya da Asistan yöneticisinin ve de bağlı olduğu yönetimin ,adeta bir yardımcısı ve ofiste kendisini temsil eden alternatifi ve vekili olmak durumunda…

Başka bir deyişle “Executive’in Muavini, Nazırıdır Yönetimin”

[1:] Üst Düzey Yönetici Asistanı : a.k.a Executive Assistant

[2:] İGED: İstanbul Genç İşadamları Derneği


 Kaynakça:

1-) Sekreterlik Mesleğinde Ünvansızlık Sorunu, BYS Kongresi 2013 – Dr. Yusuf Zılan

2-) Müzakereci Olarak Yönetici Asistanının Rolü, BYS Kongresi 2013 – Dr. Murat Yusuf Uçan

3-) Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programlarına Zorunlu İngilizce Hazırlık Sınıfı Konulması, BYS Kongresi 2013- Açelya ÖZER

YORUMLAR

WORDPRESS: 6
  • comment-avatar
    Zuhal Çilem Aydın 4 sene

    Eline, kalemine, yüreğine sağlık arkadaşım..
    Bu bölümden mezun bir kişi olarak söylediğin herşeye cümlesi, kelimesi, noktasına kadar katılıyorum. Her ne kadar kariyerimi bu alanda sürdürmeyi planlamayıp bu yolu sadece geçiş olarak kullansam da mesleğin özellikle bazı yerlerde yükünden daha basit bir gözle geçiştirdiğini görmek üzücü..
    Bir iş görüşmemde – sırf en iyi yöneticiler başarılı işlerini, sekreterleriyle birlikle çalıştıkları için onları bir emir kulu ya da ayak işlerini görecek kişiler gibi görmek yerine işin büyük bir kısmına ortak ettikleri için başarılı konumlara geldiklerini meslekteki en önemli şeyin “güven ve saygı” olduğunu söylediğimde – bu cümleleri kurduğum için kabul edilmemiştim. Hatta uzmanlardan biri ‘işe ortak etmek mi ?’ diye sormuştu.. Bence işe ortak etmekti.. Örnekleri de vardı. Ama benimle görüşen kişilere bu sözlerim çok ters gelmişti ve elenmiştim. Zaten böyle düşünen mesleğime saygısı olmayan bir kurumla çalışmamda pek mümkün değildi..
    Kongreye katılamadığım için üzgün böyle bir etkinliği gerçekleştirebilen bir okuldan mezun olduğum içinde gururluyum..

    Saygılar, Başarılar..

  • comment-avatar
    Esra 4 sene

    güzel bir yazı olmus

  • comment-avatar

    Esra ve Çilem Yorumlarınız için çok Teşekkür ederim. Çilem Ne güzel söylemişsin senden beklenilenin aslında yöneticinin işine ortak olmak olduğunu… Başarılı bir asistanın ya da sekreterin görevi de yöneticisinin üzerinden yük almak değil midir zaten?

  • comment-avatar
    Yıldıray YILDIZ 4 sene

    Hocam ellerinize sağlık çok güzel bir yazı olmuş…

  • comment-avatar

    Çok güzel bir yazı olmuş gerçekten tebrik ederim. Toplumda ki ” sekreter ” algısı değiştirilmediği sürece , bölümümüzün 4 yıllığa yükseltilip yükseltilmemesinde bir yarar göremiyorum düşünce açısından. vasıfsız bir kişi bile bizim okuduğumuz emek verdiğimiz pozisyona getirilebiliyor . Bu da devletin istihdam politikalarının yetersizliğini gösterir. Kısaca toplum zihniyeti benim nazarımda meyve ağacı gibidir. Köküne ne verirseniz ağaç size o meyveyi verir. Yaşadığımız ülkede sekreter ile ilgili ön yargılar kalkmalı , edindiğimiz donanımlarımızın farkında olmalılar . Yoksa bizim okuduğumuz bölümden senelerce işsiz mezun çıkartılmaya devam edilecek.

    • comment-avatar

      Hilal, Ne kadar da güzel ifade etmişsin. Bu önyargılar kalkmadığı sürece işimiz zor. Ancak, mücadelemiz de tam bu noktada başlıyor. Ne dersin?